Ülkemizde ticari hayatın bazı gerekleri bulunmaktadır. Ticari hayatta faaliyet gösteren işletmelerin ve şirketlerin bazı resmi defterleri kullanmaları gerekir. Resmi defterler meslek mensupları tarafından işlenir ve yönetilir. Bu husus ticari hayatımızda defter tutmak şeklinde bir anlatımla kalıplaşmıştır.
Ticari defterlerin tamamının kuruluşta ve kullanılmaya başlanmadan önce ilk açılış tasdikinin yapılması gerekir.
İzleyen mali dönemlerde ise defterler ya yeniden tasdik ettirilir ya da aynı defterler kullanılmaya devam edilir.
Günümüzde teknoloji her alanda olduğu gibi ekonomi alanında da son derece hızla ilerlemektedir. Bu kapsamda sayıları hızla arttan şekilde şirketler e-defter uygulamasına geçmektedirler. Birçok şirket sahibi veya yöneticisi e-defter uygulamasında, hiçbir şekilde defter tutulmadığını düşünmektedir. Ancak e-defter uygulamasında resmi defterlerin kullanılma zorunluluğu devam etmekte yalnızca defter fiziki ortamdan dijital ortama geçmektedir.
E-defter uygulamasına tabi defterlerde, tasdik işlemleri olmayıp, belirli dönemlerde özel kodlu bir sistemle Berat adı verilen defter örnekleri ve raporları Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilmektedir.
Şirketlerin Türk Ticaret Kanunu ile Vergi Usul Kanununda yasal olarak kullanmaları gereken defterler özetle şöyle sıralanmıştır.
1- Yevmiye Defteri
2- Defter i Kebir
3- Envanter
4- Pay Defteri
5- Yönetim Kurulu Karar Defteri
6- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
7- Damga Vergisi Defteri
İlgili defterler artık şirket kuruluş aşamasında ticaret odaları tarafından basılmakta ve onaylanmaktadır.
Limited şirketlerin tutması zorunlu defterler, Anonim Şirketlerle neredeyse aynıdır. Ancak limited şirketlerde Yönetim Kurulu Karar Defteri yoktur. Limited şirkette aldıkları kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydetmekle yükümlüdürler. Ayrıca Limited şirketlerde Damga Vergisi defteri zorunlu değildir.
1- Yevmiye Defteri
2- Defter i Kebir
3- Envanter
4- Pay Defteri
5- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
Ülkemizde ticari faaliyetleri esnaf sınırının içerisinde kalan, tacir sayılmayan işletmeler mevcuttur. Bu işletmeler V.U.K hükümlerinde belirtilen alış ve satış tutarlarının altında kalırlarsa veya sonradan bu hadlerin altına düşerlerse yalnızca işletme defteri tutarlar.
Birkaç yıl öncesine kadar fiziki olarak işletme defteri mevcut olmakla birlikte, VUK 486 Seri numaralı Genel tebliğine göre artık İşletme Defterleri dijital ortama geçmiştir.
Doktorlar, Avukatlar, Mimarlar, Mühendisler ilmi bilgileri ile iş yapan kimseler Serbest Meslek Kazanç Defteri tutmak zorundadır.
Serbest Meslek Defteri artık tamamen dijital ortama geçmiş bulunmaktadır.
Şahıs şirketi bulunup (Eczane vb. şahıs işletmeleri) V.U.K belirtilen alış ve satış sınırlarını aştığı için 1. Sınıf tüccar konumunda olan işletmeler aşağıdaki defterleri tutmak zorundadır.
a)-Yevmiye Defteri
b)-Defteri Kebir
c)-Envanter Defteri
Ülkemizde çok sık görülmeyen şirket türlerinden olan Kollektif ve Komandit şirketler aşağıdaki defterleri tutmak zorundadır.
1163 sayılı Kooperatifler Kanunu’na göre kurulan kooperatifler ile bunların üst kuruluşları aşağıdaki defterleri tutmaları gerekir.
